エクセルシオ (2)

壺と壷ってどう使い分けるんだろう。ごきげんよう。

アンケートをWordやExcelで作成して、ファイルを対象者に
送って入力してもらうっていうことあるじゃないですか。
そういうアンケートを作るときの注意点を勝手にいくつか。

1. 記入した文字がどれか一目でわかるように

紙のアンケートは質問や選択肢が最初から印刷されていて、
回答は手書きで書くので両者の違いは明確にわかりますが、
ファイル上だとどちらも活字のフォントです。
どれが質問でどれが回答か紛らわしい状態だと、入力者も
あとで集計する人も困ります。
誤って質問の字句を書き換えたりもしてしまいかねません。

そこで、どこに回答を記入すればよいかがぱっと見てわかる
レイアウトを心がける必要があります。
回答欄を枠で囲って領域を明確に分けたり、セルの文字色や
背景色を変えるなどの方法が考えられます。

2. 選択肢を選ばせる方法を明確に

アンケートの中でよくある質問が、選択肢の中から回答を
選ばせる形式です。
手書きだったら該当する番号を○で囲めばよいですが…、
さてファイルだったらどう入力させますか。
ここの入力方法を何も指定していないアンケートがなんと
多いことか。
仕方なく図形で円を描画して番号の上に乗せようとすると、
いちいち大きさや形がゆがむわ、位置は微妙にずれるわで
こんなわずらわしいことやってられるかー！　と。
また、図形で記入させるとあとからマクロ集計なんてことも
難しくなります。

やはり直接入力用の記入方法を何かしら提供すべきです。
選択肢の番号を別の入力欄に書かせるとか、一番いいのは
それぞれの項目の前にチェックボックスを置くことです。
こんなふうに。

□ちょやさ　□やさしい　□ふつう　□むずい　□ちょむず

これなら印刷して手書き用のアンケートも兼ねられます。
ボックス自体がセルであれば○印か何かを入力してもらう
（記入のしかたを明記しておくこと）、□という記号であれば
リスト選択して黒塗りの■に置き換えてもらうなどの方法が
あります。

3. 印刷しても読めるかどうかの確認を

これだけ電子化が進んでも、オフィスの現場では依然として
紙が好んで使われることも多いです。
自分が入力したアンケートを印刷してチェックしたいとか、
回収後に集計に回す際にプリントアウトするといった用途も
あるでしょう。

ですので、一度ダミーデータを入れた状態でプレビュー表示、
もしくは実際に印刷してみることをおすすめします。
セルをはみ出したり改行された文字列の印字が途切れたり、
文字数が増えると改ページされてしまったり、モノクロ出力
すると読みづらくなってたりすることがありますので。

…と、ここまでつらつら書きましたが、そもそもファイルを
送って入力してもらう方法自体が時代遅れというか（ぇー
そもそも相手のパソコンにWordやExcelが入ってなかったら
どうするんですかと。ていうかスマホ・タブレット時代に？
環境を選ばずに入力できるWebフォームなどを提供するのが
望ましいでしょう。
今は簡単に作って公開できるクラウドサービスもありますし。